Trong hoạt động sản xuất, kinh doanh, việc giao nhận hàng hóa – vật tư – tài sản là một phần không thể thiếu và cần được xác lập bằng văn bản để đảm bảo tính minh bạch, kiểm soát nội bộ và tuân thủ quy định pháp luật.
Đó là lý do các doanh nghiệp cần sử dụng đúng mẫu biên bản giao nhận phù hợp với từng tình huống cụ thể. Tư Vấn Doanh Nghiệp Mira đã tổng hợp 4 biểu mẫu giao nhận phổ biến nhất hiện nay, đồng thời cung cấp kiến thức và link tải để người dùng dễ dàng ứng dụng trong thực tế.
4 Mẫu biên bản giao nhận dược sử dụng phổ biến nhất hiện nay
Mẫu biên bản giao nhận kiêm phiếu xuất kho
Đây là mẫu biểu được sử dụng khi doanh nghiệp xuất kho hàng hóa, vật tư, công cụ, dụng cụ cho các bộ phận nội bộ hoặc phục vụ giao hàng cho khách hàng. Biên bản này vừa đảm nhiệm vai trò chứng từ giao nhận, vừa có chức năng như phiếu xuất kho, giúp kế toán ghi nhận chính xác chi phí, giá trị vật tư xuất.
Thông tin chính trong mẫu:
- Tên hàng hóa, mã hiệu, đơn vị tính
- Số lượng yêu cầu – số lượng thực xuất
- Giá trị đơn giá – thành tiền
- Chữ ký của thủ kho, người nhận, kế toán, giám đốc
Mẫu biên bản giao nhận kiêm nghiệm thu vật tư
Mẫu biên bản giao nhận này được sử dụng khi doanh nghiệp bàn giao hàng hóa theo hợp đồng lớn hoặc có yêu cầu nghiệm thu kỹ thuật, chất lượng. Biên bản này được ký kết giữa bên giao và bên nhận để xác nhận rằng hàng hóa đúng số lượng, quy cách, thông số kỹ thuật, và đạt yêu cầu sử dụng.
Thông tin chính trong mẫu:
- Hợp đồng liên quan, số hiệu lô hàng
- Tên hàng hóa, đơn vị tính, hãng sản xuất, hạn sử dụng
- Kết luận nghiệm thu: đạt/không đạt, đúng theo hợp đồng
Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa (giữa hai bên mua – bán)
Đây là biểu mẫu biên bản giao nhận phổ biến nhất, được lập khi giao hàng thực tế giữa bên bán và bên mua. Dù đơn giản hơn so với mẫu nghiệm thu, biên bản này vẫn có đầy đủ thông tin để đảm bảo tính minh bạch trong giao dịch và làm căn cứ xuất hóa đơn, thanh toán.
Thông tin chính trong mẫu:
- Căn cứ hợp đồng hoặc đơn đặt hàng
- Tên hàng hóa, số lượng, đơn vị tính
- Ghi chú xác nhận đã giao đủ – đúng – nguyên vẹn
Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa nội bộ
Mẫu biên này được sử dụng cho các hoạt động điều chuyển hàng hóa, công cụ, tài sản giữa các bộ phận, chi nhánh, kho nội bộ trong cùng một công ty. Mẫu này không dùng cho giao dịch bên ngoài, nhưng có ý nghĩa quan trọng trong kiểm soát nội bộ.
Thông tin chính trong mẫu:
- Tên hàng hóa, quy cách, số lượng
- Người giao – người nhận
- Địa điểm giao nhận, ghi chú kiểm đếm
Những câu hỏi thường gặp về mẫu biên bản giao nhận
Địa điểm, thời hạn giao hàng và chứng từ liên quan đến hàng hóa được quy định như thế nào?
Trong giao dịch mua bán hàng hóa, các yếu tố như địa điểm giao hàng, thời hạn thực hiện và chứng từ liên quan là những nội dung quan trọng cần được xác định rõ ràng nhằm đảm bảo quyền lợi và trách nhiệm của các bên. Dưới đây là tổng hợp các quy định pháp lý hiện hành theo Luật Thương mại 2005:
Địa điểm giao hàng được xác định ra sao?
Căn cứ Điều 35 Luật Thương mại 2005, địa điểm giao hàng được quy định như sau:
- Trường hợp có thỏa thuận: Bên bán có nghĩa vụ giao hàng đúng địa điểm đã được hai bên thống nhất trong hợp đồng.
- Trường hợp không có thỏa thuận rõ ràng, địa điểm giao hàng sẽ được xác định theo từng tình huống cụ thể:
- Nếu hàng hóa là tài sản gắn liền với đất, bên bán phải giao hàng tại nơi có hàng hóa.
- Nếu hợp đồng có quy định về vận chuyển, bên bán phải giao hàng cho người vận chuyển đầu tiên.
- Nếu không có thỏa thuận về vận chuyển, nhưng tại thời điểm ký kết hợp đồng hai bên biết được địa điểm chứa hàng (kho, xưởng…), thì hàng sẽ được giao tại đó.
- Trong các trường hợp khác, hàng hóa được giao tại địa điểm kinh doanh của bên bán; nếu không có địa điểm kinh doanh, thì là nơi cư trú hợp pháp của bên bán tại thời điểm ký hợp đồng.
Như vậy, địa điểm giao hàng có thể linh hoạt tùy vào thỏa thuận cụ thể hoặc tình huống pháp lý thực tế, nhưng bắt buộc phải tuân theo nguyên tắc hợp lý và minh bạch.
Thời hạn giao hàng được quy định như thế nào?
Theo Điều 37 Luật Thương mại 2005, thời hạn giao hàng được xác định như sau:
- Nếu hợp đồng có quy định cụ thể về thời điểm giao hàng, bên bán phải thực hiện đúng thời điểm đã cam kết.
- Nếu chỉ thỏa thuận về “thời hạn” (không ghi ngày cụ thể): Bên bán có quyền giao hàng vào bất kỳ thời điểm nào trong khoảng thời gian đó, nhưng phải thông báo trước cho bên mua.
- Nếu không có bất kỳ thỏa thuận nào về thời hạn giao hàng, bên bán phải giao hàng trong một thời hạn hợp lý tính từ thời điểm hợp đồng được giao kết.
Như vậy, quy định về thời hạn giao hàng cho phép linh hoạt nhưng vẫn đảm bảo quyền lợi cho bên mua thông qua nghĩa vụ thông báo hoặc thực hiện trong thời hạn hợp lý.
Quy định về giao chứng từ liên quan đến hàng hóa
Căn cứ Điều 42 Luật Thương mại 2005, việc giao chứng từ hàng hóa (ví dụ: vận đơn, hóa đơn, phiếu xuất kho…) được quy định như sau:
- Nếu có thỏa thuận: Bên bán phải giao chứng từ đúng thời hạn, địa điểm và phương thức như đã cam kết với bên mua.
- Nếu không có thỏa thuận cụ thể: Bên bán phải giao chứng từ trong một thời hạn và tại địa điểm hợp lý, đảm bảo để bên mua có thể thực hiện việc nhận hàng thuận lợi.
- Trường hợp bên bán giao chứng từ trước thời hạn, vẫn được phép điều chỉnh, bổ sung trong thời hạn còn lại nếu chứng từ có thiếu sót.
- Nếu việc điều chỉnh chứng từ gây bất lợi cho bên mua hoặc làm phát sinh chi phí không hợp lý, bên mua có quyền yêu cầu bên bán khắc phục bất lợi hoặc chịu chi phí phát sinh.
Như vậy, bên bán cần lưu ý cả nội dung lẫn thời điểm giao chứng từ để tránh ảnh hưởng đến quyền lợi của bên mua và hạn chế tranh chấp phát sinh.
Trách nhiệm rủi ro khi hàng hóa đang do người nhận hàng nắm giữ
Theo Điều 59 Luật Thương mại 2005, trong trường hợp hàng hóa đang được người nhận hàng để giao nắm giữ (nhưng không phải là người vận chuyển), thì rủi ro mất mát hoặc hư hỏng hàng hóa được chuyển cho bên mua trong các trường hợp sau:
- Khi bên mua nhận được chứng từ sở hữu hàng hóa do bên bán cung cấp.
- Khi người nhận hàng xác nhận việc chiếm hữu hàng hóa thay mặt cho bên mua.
Như vậy, dù hàng hóa chưa trực tiếp được giao tận tay bên mua, nhưng nếu chứng từ đã chuyển giao hợp lệ hoặc bên thứ ba xác nhận quyền chiếm hữu, rủi ro về hàng hóa sẽ thuộc về bên mua.
Tải mẫu biên bản giao nhận – 4 biểu mẫu chuyên nghiệp cho doanh nghiệp
Việc sử dụng đúng mẫu biên bản giao nhận không chỉ giúp đảm bảo tính hợp pháp, mà còn hạn chế rủi ro trong kiểm toán, tranh chấp và sai lệch số liệu. Doanh nghiệp nên chuẩn hóa biểu mẫu, lưu trữ và luân chuyển chặt chẽ theo hệ thống kế toán nội bộ.
Tải về ngay trọn bộ 4 mẫu biên bản giao nhận thông dụng:
>> Tải về: MẪU BIÊN BẢN GIAO NHẬN HÀNG HÓA (BÊN MUA – BÊN BÁN)
>> Tải về: MẪU BIÊN BẢN GIAO NHẬN NỘI BỘ
Kết luận: Mẫu biên bản giao nhận – công cụ nhỏ nhưng vai trò lớn trong quản trị doanh nghiệp
Dù chỉ là một phần nhỏ trong chuỗi quy trình vận hành, nhưng mẫu biên bản giao nhận lại đóng vai trò rất quan trọng trong quản lý hàng hóa, vật tư và dòng lưu chuyển nội bộ. Việc chuẩn hóa biểu mẫu giúp doanh nghiệp kiểm soát rủi ro, đảm bảo minh bạch, tiết kiệm thời gian xử lý thủ tục, đồng thời tạo nền tảng cho hoạt động kế toán – kiểm toán chuyên nghiệp và hợp pháp.
Tư Vấn Doanh Nghiệp Mira – Đối tác tin cậy trong hành trình phát triển doanh nghiệp của bạn
Nếu Quý doanh nghiệp đang cần tìm một đơn vị cho thuê văn phòng chuyên nghiệp hoặc hỗ trợ tư vấn thủ tục pháp lý – kế toán, Tư Vấn Doanh Nghiệp Mira chính là lựa chọn đáng tin cậy. Chúng tôi cam kết mang đến những giải pháp hiệu quả, nhanh chóng và tận tâm, phù hợp với từng giai đoạn phát triển của doanh nghiệp.
Với nhiều năm kinh nghiệm trong các lĩnh vực:
- Cho thuê văn phòng riêng, văn phòng chia sẻ, bàn làm việc cá nhân, phòng họp tại TP. HCM
- Tư vấn kế toán – báo cáo thuế
- Tư vấn thành lập và hỗ trợ doanh nghiệp
Mira luôn hướng đến việc tối ưu hóa chi phí – hợp thức hóa thủ tục – đồng hành lâu dài cùng doanh nghiệp trong suốt hành trình khởi nghiệp và phát triển.
Mọi chi tiết xin vui lòng liên hệ với chúng tôi qua thông tin dưới đây:
- Hotline: 0944 800 810 – 0986 708 470 (Zalo/SMS/Call)
- Email: hbbuilding154@gmail.com
