Trong quá trình hoạt động, nhiều doanh nghiệp phát sinh tình huống người lao động sử dụng tài khoản cá nhân hoặc thẻ tín dụng cá nhân để thanh toán tiền mua hàng hóa, dịch vụ cho đối tác. Hình thức thanh toán này có được cơ quan thuế công nhận là chi phí hợp lệ và có được khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) hay không?
Hãy cùng Tư Vấn Doanh Nghiệp Mira tìm hiểu doanh nghiệp thanh toán qua tài khoản cá nhân có hợp lệ hay không thông qua bài viết dưới đây.
Quy định pháp lý về việc ủy quyền thanh toán qua tài khoản cá nhân là người lao động của công ty
Doanh nghiệp được phép ủy quyền cho cá nhân là người lao động của công ty sử dụng tài khoản ngân hàng cá nhân hoặc thẻ tín dụng cá nhân (mở tại tổ chức tín dụng hợp pháp) để thực hiện thanh toán cho bên bán hàng hóa, dịch vụ. Sau đó, công ty sẽ chuyển khoản hoàn trả lại cho cá nhân.
Tuy nhiên, hình thức này chỉ hợp lệ khi:
- Được quy định rõ trong quy chế quản lý tài chính của công ty hoặc có quyết định ủy quyền chính thức.
- Có đầy đủ chứng từ, hồ sơ hợp pháp, bao gồm:
- Hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ hợp lệ, mang tên, mã số thuế và địa chỉ của công ty.
- Hồ sơ thể hiện việc công ty ủy quyền cho người lao động thực hiện thanh toán.
- Chứng từ chuyển khoản từ tài khoản cá nhân/thẻ tín dụng của nhân viên sang tài khoản của nhà cung cấp.
- Chứng từ công ty chuyển khoản hoàn trả tiền cho nhân viên.
Khi đáp ứng các điều kiện trên, khoản chi này được xem là thanh toán không dùng tiền mặt, đủ căn cứ để:
- Kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
- Đưa vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.
Căn cứ pháp luật áp dụng
Các quy định pháp luật liên quan bao gồm:
- Điều 15 Thông tư 219/2013/TT-BTC ngày 31/12/2013 (đã được sửa đổi, bổ sung bởi các Thông tư 119/2014/TT-BTC, 151/2014/TT-BTC, 26/2015/TT-BTC, 173/2016/TT-BTC).
- Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC ngày 22/6/2015 của Bộ Tài chính.
Những căn cứ này quy định rõ điều kiện chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt và nguyên tắc hạch toán chi phí được trừ.
Trách nhiệm của doanh nghiệp
Khi áp dụng hình thức này, doanh nghiệp cần lưu ý:
- Lập và theo dõi danh sách tài khoản, thẻ tín dụng cá nhân được ủy quyền sử dụng.
- Cung cấp thông tin, chứng từ liên quan khi cơ quan thuế yêu cầu.
- Đối chiếu với quy chế quản lý tài chính nội bộ để đảm bảo phù hợp và minh bạch.
Kết luận
Việc ủy quyền cho người lao động sử dụng tài khoản cá nhân để thanh toán thay công ty là hình thức được pháp luật chấp nhận, miễn là doanh nghiệp có quy định rõ ràng và chuẩn bị đầy đủ chứng từ hợp lệ. Điều này giúp doanh nghiệp vừa thuận tiện trong thanh toán, vừa đảm bảo chi phí phát sinh được công nhận hợp pháp khi quyết toán thuế.
Doanh nghiệp cần rà soát thực tiễn hoạt động, căn cứ vào các quy định pháp luật nêu trên để xây dựng quy trình ủy quyền phù hợp, tránh rủi ro pháp lý và thuế phát sinh.
Nếu doanh nghiệp cần được hỗ trợ tư vấn pháp lý doanh nghiệp một cách rõ ràng và hiệu quả, có thể liên hệ với Tư Vấn Doanh Nghiệp Mira để được hướng dẫn kịp thời và nhanh chóng.
Mọi chi tiết xin vui lòng liên hệ với chúng tôi qua thông tin dưới đây:
- Công ty TNHH Tư Vấn Doanh Nghiệp Mira
- Địa chỉ: 154 Phạm Văn Chiêu, Phường Thông Tây Hội, HCM
- Hotline: 0944 800 810 – 0986 708 470 (Zalo/SMS/Call)
- Email: hbbuilding154@gmail.com
- Website: miraco.com.vn – hbbuilding.vn
