Trong xu thế khởi nghiệp và làm việc linh hoạt ngày nay, văn phòng ảo đang trở thành lựa chọn phổ biến của nhiều doanh nghiệp nhỏ, startup hoặc cá nhân kinh doanh tự do. Tuy nhiên, một câu hỏi lớn đặt ra là: đăng ký kinh doanh dùng địa chỉ văn phòng ảo có rủi ro hay không?
Nếu bạn là doanh nghiệp mới và đang tìm hiểu hình thức này, hãy cùng Tư Vấn Doanh Nghiệp Mira điểm qua những điểm cần lưu ý để đưa ra lựa chọn phù hợp và an toàn
Văn phòng ảo là gì?
Văn phòng ảo hay còn gọi là văn phòng chia sẻ là dịch vụ cho thuê địa chỉ làm trụ sở doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp có địa điểm đăng ký kinh doanh hợp pháp mà không cần thuê mặt bằng thực tế để ngồi làm việc mỗi ngày.
Dù gọi là “ảo”, nhưng văn phòng ảo vẫn hoàn toàn thật về mặt pháp lý. Địa chỉ này được sử dụng để:
- Đăng ký giấy phép kinh doanh
- Giao dịch thư tín, tiếp khách
- Treo bảng tên công ty
Vì vậy, đăng ký kinh doanh dùng địa chỉ văn phòng ảo là một hình thức hợp pháp nếu địa chỉ đó đáp ứng đủ điều kiện theo quy định pháp luật.
Đăng ký kinh doanh bằng địa chỉ văn phòng ảo có hợp pháp không?
Theo Luật Doanh nghiệp 2020, trụ sở chính của doanh nghiệp phải đặt trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ rõ ràng và được xác định theo đơn vị hành chính (số nhà, đường, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố).
Ngoài ra, Luật Nhà ở 2014 (Điều 6) cũng quy định không được sử dụng căn hộ chung cư (mục đích để ở) làm trụ sở doanh nghiệp.
Như vậy, đăng ký kinh doanh dùng địa chỉ văn phòng ảo là hợp pháp, với điều kiện:
- Địa chỉ đó nằm trong tòa nhà cho thuê văn phòng hợp pháp
- Có đơn vị cung cấp dịch vụ văn phòng ảo được cấp phép
- Có hợp đồng thuê/mượn địa chỉ rõ ràng, minh bạch
Những điều doanh nghiệp mới cần biết khi lựa chọn văn phòng ảo
Để việc đăng ký kinh doanh dùng địa chỉ văn phòng ảo diễn ra an toàn, đúng luật và hiệu quả, các doanh nghiệp – đặc biệt là doanh nghiệp mới – cần lưu ý kỹ các điểm sau:
Chọn đơn vị cung cấp uy tín, có pháp lý rõ ràng
Đừng chỉ nhìn vào giá rẻ. Một đơn vị uy tín sẽ cung cấp đầy đủ giấy phép kinh doanh, minh bạch về điều kiện sử dụng địa chỉ và có kinh nghiệm trong việc hỗ trợ khách hàng làm hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.
Bạn có thể kiểm tra thông tin pháp lý trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp hoặc tham khảo đánh giá từ khách hàng cũ.
Không sử dụng địa chỉ tại các chung cư để ở hoặc nơi bị cấm kinh doanh
Theo quy định, không được sử dụng địa chỉ là căn hộ chung cư hoặc nhà ở không có chức năng thương mại để đăng ký trụ sở chính. Việc này có thể khiến hồ sơ của bạn bị từ chối hoặc bị thu hồi giấy phép về sau.
Hãy chắc chắn địa chỉ bạn thuê thuộc tòa nhà văn phòng, khu thương mại hoặc bất động sản được cấp phép hoạt động kinh doanh khi đăng ký kinh doanh dùng địa chỉ văn phòng ảo
Kiểm tra kỹ hợp đồng dịch vụ văn phòng ảo
Trước khi ký kết, bạn cần đọc kỹ các điều khoản liên quan đến quyền sử dụng địa chỉ, thời hạn thuê, phương thức thanh toán, chính sách hoàn tiền và các điều kiện phát sinh nếu có.
Một hợp đồng rõ ràng sẽ giúp bạn tránh tranh chấp không đáng có và bảo vệ quyền lợi của mình khi có sự cố xảy ra.
Yêu cầu đặt bảng tên công ty tại địa chỉ đăng ký
Việc gắn bảng tên tại địa chỉ đăng ký là yếu tố quan trọng để chứng minh doanh nghiệp thực sự tồn tại khi đăng ký kinh doanh dùng địa chỉ văn phòng ảo. Bảng hiệu rõ ràng không chỉ giúp thuận tiện trong việc tiếp đón khách hàng và cơ quan chức năng, mà còn tăng độ tin cậy khi giao dịch với đối tác.
Theo Nghị định 122/2021/NĐ-CP, doanh nghiệp bắt buộc phải có bảng hiệu vật lý tại trụ sở chính, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện – bao gồm cả văn phòng ảo.
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp lựa chọn bảng hiệu điện tử để tăng tính hiện đại và tạo điểm nhấn. Tuy nhiên, bảng điện tử chỉ nên dùng bổ sung. Để đảm bảo tuân thủ quy định, doanh nghiệp nên ưu tiên văn phòng ảo có gắn bảng hiệu vật lý – điều này cũng cần được cân nhắc kỹ khi lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ.
Dịch vụ nhận thư từ, bưu phẩm, công văn nhanh chóng
Một số văn phòng ảo có cung cấp dịch vụ nhận thư, bưu phẩm nhưng không phải nơi nào cũng đảm bảo chuyển tiếp đúng và nhanh chóng. Bạn nên xác nhận quy trình xử lý thư từ: có thông báo qua email/số điện thoại không, tần suất thông báo, hình thức giao nhận như thế nào…
Việc này rất quan trọng nếu bạn đăng ký nhận thông báo thuế, hóa đơn hoặc công văn pháp lý tại địa chỉ này.
Khảo sát thực tế không gian và dịch vụ trước khi ký hợp đồng
Hãy dành thời gian đến tận nơi để kiểm tra không gian làm việc, khu vực tiếp khách, bảng tên doanh nghiệp, và trao đổi trực tiếp với nhân viên hỗ trợ. Việc này giúp bạn đánh giá mức độ chuyên nghiệp, tiện ích đi kèm, và có cái nhìn rõ hơn trước khi đưa ra quyết định. Trải nghiệm thực tế là cách tốt nhất để tránh những hứa hẹn quá mức trong quảng cáo.
Kết luận
Đăng ký kinh doanh dùng địa chỉ văn phòng ảo là một giải pháp hợp pháp, tiết kiệm và linh hoạt – đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp mới. Tuy nhiên, để tránh rủi ro không đáng có, doanh nghiệp cần lựa chọn đơn vị uy tín, kiểm tra kỹ tính pháp lý và hợp đồng thuê.
Thông qua bài viết này, Tư Vấn Doanh Nghiệp Mira hy vọng sẽ giúp quý doanh nghiệp, đặc biệt là những đơn vị mới thành lập, hiểu rõ hơn về hình thức này cũng như những rủi ro cần tránh khi sử dụng địa chỉ văn phòng ảo để đăng ký kinh doanh.
Nếu bạn cần tư vấn chi tiết hoặc hỗ trợ thủ tục, đừng ngần ngại liên hệ để được Mira đồng hành trên hành trình khởi nghiệp an toàn và hiệu quả.
Tư Vấn Doanh Nghiệp Mira – Đăng ký kinh doanh dùng địa chỉ văn phòng ảo uy tín chuyên nghiệp
Nếu bạn muốn tìm văn phòng ảo giá rẻ nhiều tiện ích và các dịch vụ hỗ trợ doanh nghiệp, Tòa nhà HB Building – thuộc hệ sinh thái văn phòng trọn gói Mira là lựa chọn lý tưởng cho bạn.
Chúng tôi mang đến cho bạn dịch vụ tiện ích hấp dẫn tương đương với một văn phòng hạng A, với chi phí hoàn toàn xứng đáng.
Với dịch vụ thuê địa chỉ văn phòng ảo tại Mira, doanh nghiệp có thể tận dụng nhiều lợi ích vượt trội:
- Tạo ấn tượng chuyên nghiệp và đáng tin cậy trong mắt đối tác, khách hàng.
- Sử dụng đầy đủ các tiện ích như lễ tân, bảo vệ, wifi, … mà không cần phải tốn chi phí đầu tư ban đầu.
- Tư Vấn Doanh Nghiệp Mira cung cấp dịch vụ thành lập doanh nghiệp
- CUng cấp bàn làm việc cá nhân
Dịch vụ thuê địa chỉ văn phòng ảo tại Mira cung cấp đầy đủ các tiện ích khi thuê văn phòng bao gồm:
- Bảng tên doanh nghiệp được đặt trước tòa nhà.
- Sử dụng địa chỉ giao dịch và đăng ký giấy phép kinh doanh
- Phòng làm việc nhiều quy mô từ 16m2 – 50m2
- Không gian tiếp khách sang trọng
- Phòng họp hiện đại hỗ trợ cho các cuộc gặp mặt mặt đối tác quan trọng.
- Lễ tân chuyên nghiệp nhận thư từ, bưu phẩm, tiếp đón khách
- Hệ thống máy lạnh, camera an ninh 24/7
- Hệ thống phòng cháy chữa cháy đạt tiêu chuẩn
Thông tin liên hệ
Nếu bạn đang tìm kiếm các Văn phòng cho thuê Gò Vấp giá rẻ, hãy liên hệ với Mira ngay hôm nay để được tư vấn về các giải pháp cho thuê văn phòng. Chúng tôi luôn sẵn sàng lắng nghe và tư vấn cho bạn những giải pháp phù hợp, giúp bạn giải quyết vấn đề một cách hiệu quả nhất.
Mọi chi tiết xin vui lòng liên hệ với chúng tôi qua thông tin dưới đây:
- Hotline: 0944 800 810 – 0986 708 470 (Zalo/SMS/Call)
- Địa chỉ: 154 Phạm Văn Chiêu, Phường 08, Quận Gò Vấp, TP.HCM
- Email: hbbuilding154@gmail.com
