Trong hoạt động kinh doanh, việc quản lý công nợ giữa doanh nghiệp và các đối tác như khách hàng hoặc nhà cung cấp đóng vai trò đặc biệt quan trọng.
Để đảm bảo thông tin ghi nhận giữa hai bên là chính xác, minh bạch và thống nhất, các doanh nghiệp cần thực hiện đối chiếu công nợ theo định kỳ hoặc khi có phát sinh giao dịch lớn. Trong đó, mẫu biên bản đối chiếu công nợ chính là tài liệu không thể thiếu để ghi nhận chính thức quá trình này.
Hãy cùng Tư Vấn Doanh Nghiệp Mira tìm hiểu và tải mẫu biên bản đối chiếu công nợ mới nhất dành cho doanh nghiệp thông qua bài viết dưới đây.
Mẫu biên bản đối chiếu công nợ là gì?
Đối chiếu công nợ là quá trình doanh nghiệp và đối tác cùng kiểm tra, so sánh và xác nhận số liệu công nợ đã được ghi nhận nhằm đảm bảo rằng dữ liệu tài chính giữa hai bên là khớp nhau và không có sai lệch. Quá trình này thường được thực hiện theo định kỳ hoặc trước thời điểm quyết toán, thanh toán, chuyển giao công việc hay kiểm toán.
Trong quá trình đối chiếu, doanh nghiệp cần tập hợp các chứng từ liên quan như: hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi, hợp đồng, biên bản giao hàng… có đầy đủ xác nhận từ các bên để làm căn cứ đối chiếu. Việc thực hiện đối chiếu công nợ mang lại nhiều lợi ích:
- Giúp xác nhận lại độ chính xác của các khoản công nợ.
- Hỗ trợ kế hoạch thanh toán, thu hồi nợ hiệu quả hơn.
- Kịp thời phát hiện và điều chỉnh những sai sót phát sinh trong sổ sách kế toán.
- Tăng tính minh bạch trong quản lý tài chính doanh nghiệp.
Nguyên tắc thực hiện đối chiếu công nợ
Để quá trình đối chiếu được thực hiện hiệu quả và đảm bảo tính pháp lý, doanh nghiệp cần tuân thủ một số nguyên tắc cơ bản:
- Đảm bảo tính pháp lý của các bên: Mọi thông tin, dữ liệu liên quan đến bên đối chiếu phải hợp lệ và phù hợp với quy định pháp luật.
- Tôn trọng nguyên tắc trung thực – khách quan: Hai bên cần thiện chí, hợp tác và đối chiếu trên cơ sở số liệu có chứng từ đối chiếu rõ ràng.
- Phải có tài liệu ghi nhận: Quá trình đối chiếu cần được lập thành biên bản đối chiếu công nợ hoặc văn bản tương đương để làm cơ sở cho các hoạt động thanh toán, quyết toán hoặc kê khai thuế.
- Tuân thủ quy định nội bộ và chuẩn mực kế toán: Việc ghi nhận, đối chiếu và xử lý số liệu cần tuân thủ các quy định hiện hành của pháp luật và chuẩn mực kế toán doanh nghiệp.
Nội dung cần có trong mẫu biên bản đối chiếu công nợ
Một mẫu biên bản đối chiếu công nợ được xem là hợp lệ và có hiệu lực pháp lý cần đảm bảo đầy đủ các nội dung sau:
- Thông tin hai bên: Ghi rõ tên công ty, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện pháp luật, chức danh và thông tin liên hệ.
- Thông tin biên bản: Số hiệu biên bản, ngày lập, địa điểm thực hiện đối chiếu.
- Nội dung đối chiếu: Liệt kê chi tiết các khoản công nợ (phải thu/phải trả), bao gồm số chứng từ, ngày phát sinh, số tiền, nội dung giao dịch và tình trạng thanh toán.
- Chứng từ đính kèm: Các hóa đơn, phiếu giao hàng, hợp đồng… làm căn cứ cho số liệu đối chiếu.
- Kết luận: Tổng hợp kết quả đối chiếu, xác nhận số dư còn lại và thời hạn thanh toán (nếu có).
- Chữ ký xác nhận: Biên bản phải có chữ ký của đại diện hai bên và con dấu (nếu cần). Trường hợp thiếu chữ ký hoặc đóng dấu, biên bản sẽ không có giá trị pháp lý.
Những sai sót thường gặp khi lập mẫu biên bản đối chiếu công nợ
Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn trong quá trình đối chiếu công nợ do mắc phải những lỗi cơ bản như:
- Thiếu phản hồi từ phía đối tác: Nhiều đơn vị không chủ động nhắc nhở, dẫn đến việc đối chiếu chậm trễ, gây ảnh hưởng tới kế hoạch tài chính.
- Chênh lệch số liệu nhưng không xác minh nguyên nhân: Điều này khiến việc điều chỉnh trở nên phức tạp và dễ dẫn đến tranh chấp.
- Không thực hiện đối chiếu định kỳ: Hoặc thực hiện nhưng dữ liệu không khớp, không rõ ràng, dẫn đến sai sót trong báo cáo tài chính.
- Thiếu chữ ký hoặc con dấu: Một số biên bản được lập đầy đủ nội dung nhưng không có xác nhận hợp lệ, dẫn đến không có giá trị ràng buộc.
Quy trình lập mẫu biên bản đối chiếu công nợ chi tiết
Bước 1: Chuẩn bị mẫu biên bản đối chiếu công nợ
Mẫu cần đảm bảo có các phần:
- Thông tin doanh nghiệp hai bên
- Danh sách chi tiết các khoản công nợ (đã thanh toán, chưa thanh toán)
- Tổng số tiền còn phải trả hoặc phải thu
- Mục ghi chú các sai sót hoặc chênh lệch (nếu có)
Bước 2: Xác định các khoản công nợ
- Đối chiếu toàn bộ khoản phải thu của doanh nghiệp với khoản phải trả của đối tác (và ngược lại)
- Phân tích các khoản đang nợ, đã thanh toán và những khoản có thể phát sinh
Bước 3: Thực hiện đối chiếu
- So sánh sổ kế toán hai bên, căn cứ vào hóa đơn, phiếu thu – chi, hợp đồng…
- Kiểm tra tính khớp về số tiền, ngày phát sinh, nội dung giao dịch
Bước 4: Ghi nhận sai sót (nếu có)
- Cụ thể hóa khoản mục bị sai, nguyên nhân sai lệch (lỗi ghi sổ, nhầm tài khoản, chưa cập nhật giao dịch…)
- Ghi rõ vào biên bản đối chiếu
Bước 5: Thống nhất hướng xử lý sai lệch
- Hai bên cùng đưa ra hướng điều chỉnh, bổ sung chứng từ hoặc cập nhật lại số liệu để đảm bảo thống nhất
- Lập biên bản xác nhận phương án xử lý nếu cần
Bước 6: Ký tên và lưu trữ
- Mỗi bên giữ 01 bản có giá trị pháp lý như nhau
- Lưu biên bản trong hồ sơ kế toán và sử dụng khi cần quyết toán, thanh toán, báo cáo thuế
Tải mẫu biên bản đối chiếu công nợ mới nhất
Quý Doanh nghiệp có thể mẫu biên bản đối chiếu công nợ cập nhật mới nhất do Tư Vấn Doanh Nghiệp Mira cung cấp thông qua đường link dưới đây
>> Tải về: MẪU BIÊN BẢN ĐỐI CHIẾU CÔNG NỢ
Tư Vấn Doanh Nghiệp Mira – Đồng hành khởi nghiệp với dịch vụ văn phòng và pháp lý chuyên nghiệp
Nếu Quý doanh nghiệp đang cần giải pháp thuê văn phòng chuyên nghiệp hoặc cần hỗ trợ về thủ tục pháp lý, thành lập doanh nghiệp, kế toán – thuế, thì Tư Vấn Doanh Nghiệp Mira chính là đối tác đồng hành đáng tin cậy.
Với nhiều năm kinh nghiệm trong các lĩnh vực:
- Cho thuê văn phòng riêng, văn phòng chia sẻ, phòng họp tiện nghi với chi phí hợp lý
- Tư vấn thành lập doanh nghiệp, thay đổi giấy phép kinh doanh
- Tư vấn kế toán – báo cáo thuế định kỳ
- Hỗ trợ trọn gói các thủ tục pháp lý và hành chính cho doanh nghiệp
Mira cam kết mang đến cho Quý khách hàng những giải pháp thiết thực, tiết kiệm chi phí và phù hợp với từng giai đoạn phát triển của doanh nghiệp.
Liên hệ ngay với Mira để hành trình khởi nghiệp và vận hành doanh nghiệp của bạn được triển khai một cách thuận lợi – hiệu quả – bền vững ngay từ những bước đầu tiên.
Tư Vấn Doanh Nghiệp Mira là đơn vị chuyên cung cấp:
- Dịch vụ cho thuê văn phòng riêng, văn phòng chia sẻ, phòng họp
- Tư vấn thành lập doanh nghiệp
- Tư vấn kế toán – thuế và hỗ trợ hồ sơ pháp lý trọn gói
Với kinh nghiệm thực tiễn và đội ngũ chuyên viên tận tâm, Mira cam kết đồng hành cùng doanh nghiệp trong mọi giai đoạn vận hành – từ khởi sự đến mở rộng.
Mọi chi tiết xin vui lòng liên hệ với chúng tôi qua thông tin dưới đây:
- Hotline: 0944 800 810 – 0986 708 470 (Zalo/SMS/Call)
- Email: hbbuilding154@gmail.com
