Trong quá trình giao dịch mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, việc lập hóa đơn không tránh khỏi những sai sót về thông tin, giá trị hoặc thời điểm xuất hóa đơn.
Để điều chỉnh các sai lệch này, doanh nghiệp cần lập biên bản thỏa thuận hóa đơn giữa bên mua và bên bán nhằm làm căn cứ xử lý hóa đơn theo đúng quy định pháp luật.
Vậy mẫu biên bản thỏa thuận hóa đơn như thế nào là hợp lệ? Cần lưu ý gì khi sử dụng? Tư Vấn Doanh Nghiệp Mira sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ toàn bộ quy trình và cung cấp mẫu biên bản thỏa thuận hóa đơn chi tiết, đúng chuẩn quy định hiện hành.
Mẫu biên bản thỏa thuận hóa đơn là gì?
Biên bản thỏa thuận hóa đơn là văn bản được lập giữa bên bán và bên mua để xác nhận các nội dung liên quan đến hóa đơn giá trị gia tăng (VAT) đã được phát hành. Biên bản này thường sử dụng trong các trường hợp:
- Hóa đơn có sai sót cần điều chỉnh hoặc thay thế
- Hủy hóa đơn không còn giá trị sử dụng
- Hai bên thống nhất lại nội dung giao dịch và hình thức xử lý hóa đơn
Việc lập biên bản giúp đảm bảo tính minh bạch, hợp pháp, là căn cứ kế toán – thuế quan trọng khi doanh nghiệp cần kê khai điều chỉnh hoặc xuất hóa đơn bổ sung theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.
Khi nào cần lập biên bản thỏa thuận hóa đơn?
Doanh nghiệp cần sử dụng mẫu biên bản thỏa thuận hóa đơn trong các tình huống cụ thể sau:
Hóa đơn điện tử có sai sót trước khi gửi cho người mua
Nếu hóa đơn điện tử có sai sót (về tên hàng, mã số thuế, số tiền…) và chưa gửi cho người mua, bên bán cần lập hóa đơn mới và lưu lại biên bản thỏa thuận nội bộ để đối chiếu.
Hóa đơn đã gửi cho người mua nhưng sai thông tin
Trong trường hợp hóa đơn đã gửi đi và có sai sót (ví dụ: sai tên công ty, địa chỉ, mã số thuế, đơn giá, số lượng, …), hai bên phải lập biên bản thỏa thuận điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn, sau đó xuất hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế tương ứng.
Hủy hóa đơn do không phát sinh giao dịch
Khi giao dịch không thực hiện hoặc đã phát hành hóa đơn nhưng bên mua từ chối thanh toán, doanh nghiệp cần hủy hóa đơn và lập biên bản thỏa thuận để chứng minh không có doanh thu phát sinh.
Tải mẫu biên bản thỏa thuận hóa đơn mới nhất 2025
Quý doanh nghiệp có thể tham khảo và sử dụng mẫu biên bản dưới đây trong các tình huống thực tế liên quan đến điều chỉnh, thay thế hoặc hủy hóa đơn theo đúng quy định hiện hành.
>> Tải về: MẪU BIÊN BẢN THỎA THUẬN HÓA ĐƠN
Một số lưu ý khi lập và sử dụng biên bản thỏa thuận hóa đơn
Chữ ký và dấu mộc
Biên bản cần có đầy đủ chữ ký, ghi rõ họ tên của đại diện pháp lý hoặc người được ủy quyền của cả hai bên. Đối với doanh nghiệp, cần đóng dấu để tăng giá trị pháp lý.
Không được tẩy xóa nội dung
Mọi nội dung trong biên bản phải rõ ràng, chính xác, không tẩy xóa. Nếu có sai sót khi viết tay, nên lập lại biên bản mới để tránh tranh chấp sau này.
Đính kèm hóa đơn sai và hóa đơn điều chỉnh/thay thế
Để đảm bảo minh bạch khi kê khai thuế, nên đính kèm bản sao hóa đơn bị sai và hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế kèm theo biên bản để cơ quan thuế dễ dàng tra soát.
Lưu trữ theo thời hạn quy định
Theo Luật Kế toán, biên bản thỏa thuận và hóa đơn liên quan cần được lưu trữ tối thiểu 10 năm để phục vụ thanh kiểm tra, đối chiếu sau này.
Kết luận: Mẫu biên bản thỏa thuận hóa đơn – Tài liệu không thể thiếu khi xử lý sai sót
Việc sử dụng mẫu biên bản thỏa thuận hóa đơn đúng chuẩn không chỉ giúp doanh nghiệp xử lý kịp thời các sai sót trong hóa đơn mà còn đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật về kế toán – thuế.
Trong bối cảnh hóa đơn điện tử ngày càng phổ biến, việc lập biên bản đầy đủ, minh bạch và lưu trữ đúng quy định sẽ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý và bảo vệ quyền lợi của mình trong các giao dịch thương mại.
Khởi nghiệp dễ dàng hơn với sự đồng hành của Tư Vấn Doanh Nghiệp Mira
Nếu Quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp cho thuê văn phòng chuyên nghiệp hoặc cần tư vấn và hỗ trợ các thủ tục doanh nghiệp, Tư Vấn Doanh Nghiệp Mira sẵn sàng đồng hành cùng quý vị với dịch vụ nhanh chóng, hiệu quả và tận tâm.
Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực cho thuê văn phòng giá hợp lý, tư vấn kế toán – báo cáo thuế, tư vấn thành lập doanh nghiệp, và các thủ tục pháp lý liên quan, Mira cam kết mang đến những giải pháp thực tiễn, tiết kiệm chi phí và phù hợp với từng giai đoạn phát triển của doanh nghiệp.
Hãy liên hệ ngay với Mira để hành trình khởi nghiệp và vận hành doanh nghiệp của bạn trở nên thuận lợi – suôn sẻ – vững vàng hơn bao giờ hết.
Mọi chi tiết xin vui lòng liên hệ với chúng tôi qua thông tin dưới đây:
- Hotline: 0944 800 810 – 0986 708 470 (Zalo/SMS/Call)
- Email: hbbuilding154@gmail.com
