Mẫu đề nghị thanh toán là một trong những chứng từ quan trọng trong hệ thống tài chính – kế toán của doanh nghiệp. Đây là căn cứ giúp doanh nghiệp quản lý tốt các khoản chi, đảm bảo minh bạch và hợp lý trong các hoạt động thanh toán nội bộ.
Tư Vấn Doanh Nghiệp Mira sẽ giúp bạn hiểu rõ mẫu đề nghị thanh toán là gì, dùng trong những trường hợp nào, cách viết sao cho hợp lệ và tải phiên bản mới nhất năm 2025.
Mẫu đề nghị thanh toán là gì? Dùng để làm gì?
Giấy đề nghị thanh toán là văn bản do cá nhân lập để đề xuất doanh nghiệp chi trả cho những khoản chi phí đã phát sinh, bao gồm cả các khoản đã tạm ứng trước hoặc chưa được thanh toán. Những khoản này thường gắn liền với các hoạt động vì mục đích chung của tổ chức như:
- Mua văn phòng phẩm;
- Chi phí công tác;
- Mua sắm thiết bị, tài sản;
- Các khoản chi phục vụ công việc chuyên môn, hoạt động nội bộ…
Giấy đề nghị thanh toán chỉ được xem là hợp lệ khi khoản chi có sự đồng ý hoặc chỉ đạo từ cấp quản lý. Nếu cá nhân tự ý chi mà không có phê duyệt trước thì mẫu đề nghị thanh toán tương ứng sẽ không được xét duyệt chi ngân sách.
Khi nào cần sử dụng mẫu đề nghị thanh toán?
Mẫu đề nghị thanh toán được sử dụng trong các trường hợp sau:
- Cá nhân đã thực hiện chi tiêu theo đúng chỉ đạo nhưng chưa nhận lại khoản tiền tạm ứng hoặc hoàn trả;
- Tổng hợp các khoản chi kèm hóa đơn, chứng từ theo quy định để lập hồ sơ thanh toán;
- Làm căn cứ để kế toán xử lý thủ tục thanh toán và ghi nhận vào sổ sách kế toán;
- Hỗ trợ kiểm soát nội bộ và phục vụ công tác kiểm toán nội bộ hoặc bên ngoài.
Mẫu đề nghị thanh toán do ai lập?
Thông thường, người mua hàng, người tạm ứng hoặc người được giao nhiệm vụ chi tiêu sẽ là người trực tiếp lập mẫu đề nghị thanh toán. Sau đó, giấy này sẽ được chuyển đến bộ phận kế toán để kiểm tra, ghi nhận và trình lên người có thẩm quyền phê duyệt như:
- Trưởng phòng;
- Giám đốc tài chính;
- Tổng Giám đốc;
- Hoặc người được ủy quyền duyệt chi.
Dựa trên phê duyệt của người có thẩm quyền, kế toán lập phiếu chi kèm giấy đề nghị thanh toán và chuyển sang bộ phận thủ quỹ để tiến hành thanh toán thực tế.
Trách nhiệm lập mẫu đề nghị thanh toán thuộc về ai?
Người thực hiện nhiệm vụ – bao gồm cả nhân viên nội bộ hoặc cán bộ được phân công – là người chịu trách nhiệm lập giấy đề nghị thanh toán. Điều này giúp đảm bảo:
- Tính minh bạch của các khoản chi;
- Ghi nhận đúng người chi tiêu;
- Có đầy đủ hồ sơ đính kèm cho công tác hậu kiểm, kiểm toán.
Việc lập mẫu đề nghị thanh toán là bước đầu tiên để bảo vệ quyền lợi cho người lao động khi đã chi tiền cho công việc, đồng thời giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ tài chính.
Cách viết mẫu đề nghị thanh toán chi tiết
Khi viết mẫu đề nghị thanh toán, cần tuân thủ theo biểu mẫu thống nhất trong doanh nghiệp. Dưới đây là các nội dung cần có:
- Thông tin cá nhân
- Họ tên người đề nghị thanh toán
- Bộ phận công tác
- Chức vụ hiện tại
- Người xét duyệt
- Ghi rõ họ tên, chức vụ người có thẩm quyền phê duyệt
- Ví dụ: Giám đốc, Trưởng phòng, Tổng Giám đốc…
- Nội dung thanh toán
- Diễn giải cụ thể khoản chi: Mua gì? Ở đâu? Mục đích gì?
- Số tiền yêu cầu thanh toán (ghi bằng số và bằng chữ)
- Phương thức thanh toán
- Tiền mặt hoặc chuyển khoản
- Nếu là chuyển khoản: Cần ghi rõ số tài khoản, tên ngân hàng, chi nhánh
- Kinh phí thuộc về bộ phận nào
- Rất quan trọng để kế toán định khoản và phân bổ đúng ngân sách
- Tài liệu đính kèm
- Hóa đơn gốc hoặc bản sao hợp lệ
- Biên bản, phiếu xuất kho, lệnh công tác (nếu có)
Một số lưu ý khi sử dụng mẫu đề nghị thanh toán
- Tránh lập giấy đề nghị thanh toán cho các khoản không có hóa đơn, chứng từ đầy đủ
- Không được đề nghị thanh toán cho các khoản chi không được sự đồng ý trước của người có thẩm quyền
- Mỗi mẫu đề nghị chỉ nên sử dụng cho một lần chi, không gộp nhiều khoản nếu không liên quan
Tải mẫu đề nghị thanh toán mới nhất năm 2025
Quý Doanh nghiệp có thể tải mẫu giấy đề nghị thanh toán được cập nhật mới nhất do Tư Vấn Doanh Nghiệp Mira cung cấp thông qua đường link dưới đây
>> TẢI NGAY: MẪU GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN TT133
>> TẢI NGAY: MẪU GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN TT200
Tư Vấn Doanh Nghiệp Mira – Đồng hành khởi nghiệp với dịch vụ văn phòng và pháp lý chuyên nghiệp
Tư Vấn Doanh Nghiệp Mira là đối tác tin cậy đồng hành cùng doanh nghiệp trong mọi giai đoạn phát triển, từ khởi sự đến vận hành và mở rộng.
Chúng tôi cung cấp hệ sinh thái dịch vụ toàn diện, chuyên biệt, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tối ưu chi phí và đảm bảo tuân thủ pháp luật.
Các dịch vụ tại Tư Vấn Doanh Nghiệp Mira bao gồm:
- Cho thuê văn phòng: văn phòng riêng, văn phòng ảo, bàn làm việc, phòng họp, quay phim,…
- Tư vấn doanh nghiệp: Tư vấn dịch vụ thành lập doanh nghiệp, thay đổi thông tin doanh nghiệp, giải thể doanh nghiệp
- Dịch vụ tư vấn kế toán – thuế: Tư vấn dịch vụ kế toán thuế trọn gói, dịch vụ gỡ rối sổ sách kế toán, dịch vụ kiểm toán nội bộ và hoàn thiện hồ sơ
- Dịch vụ hỗ trợ doanh nghiệp: Đại lý chữ ký số – hóa đơn điện tử, phần mềm kế toán – bảo hiểm xã hội, …
Mọi chi tiết xin vui lòng liên hệ với chúng tôi qua thông tin dưới đây:
- Hotline: 0944 800 810 – 0986 708 470 (Zalo/SMS/Call)
- Email: hbbuilding154@gmail.com
