Khi tuyển dụng, không phải lúc nào cũng có thể chọn được tất cả các ứng viên. Đôi khi, bạn sẽ phải gửi “thư từ chối ứng viên” để thông báo rằng họ không phù hợp với vị trí mong muốn. Việc này không chỉ là một phần quan trọng trong quy trình tuyển dụng mà còn là cách thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng đối với ứng viên.
Trong bài viết này, hãy cùng Mira tìm hiểu cách viết một bức thư từ chối ứng viên hiệu quả và chuyên nghiệp.
Tại sao nên viết thư từ chối ứng viên
Rất nhiều doanh nghiệp thường bỏ qua bước soạn thảo và gửi thư từ chối ứng viên sau quá trình phỏng vấn. Nhiều công ty cho rằng việc này tốn thời gian và không mang lại lợi ích gì. Họ tin rằng ứng viên có thể tự hiểu rằng mình không được chọn nếu không nhận được thư hoặc phản hồi nào.
Tuy nhiên, việc không gửi thư từ chối ứng viên có thể làm giảm tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp và để lại cái nhìn không tốt trong mắt ứng viên. Việc viết một mẫu thư từ chối ứng viên thực chất rất đơn giản, nhưng lại mang đến nhiều lợi ích mà bạn có thể không ngờ tới, bao gồm:
- Thể hiện sự tôn trọng: Ứng viên đã dành thời gian và công sức để tham gia quy trình tuyển dụng. Việc thông báo cho họ biết kết quả là cách thể hiện sự tôn trọng.
- Duy trì hình ảnh công ty: Một bức thư từ chối ứng viên được viết cẩn thận giúp công ty bạn xây dựng hình ảnh tích cực trong mắt ứng viên, ngay cả khi họ không được chọn.
- Cơ hội cho tương lai: Khi ứng viên biết rằng họ được đánh giá cao, họ có thể cân nhắc nộp đơn cho các vị trí khác trong tương lai.
Cách viết thư từ chối ứng viên chuyên nghiệp
Lời mở đầu:
Yếu tố đầu tiên trong mẫu thư từ chối ứng viên đó chính là thể hiện đầy đủ tên ứng viên và vị trí công việc mà họ dự tuyển. Điều này thể hiện cho sự quan tâm của doanh nghiệp bạn dành cho ứng viên trong quá trình phỏng vấn
Hãy mở đầu một cách chuyên nghiệp như “mẫu thư phỏng vấn” gửi cho ứng viên, ví dụ như: “Kính gửi, [Tên Ứng Viên]” hay “[Tên Ứng Viên] thân mến”
Lời cảm ơn:
Lời cảm ơn luôn là một phần thiết yếu trong mẫu thư từ chối ứng viên, thể hiện sự trân trọng và lịch sự từ phía doanh nghiệp. Điều này không chỉ giúp ứng viên nhận ra rằng công ty đánh giá cao nỗ lực của họ trong việc hoàn thiện hồ sơ ứng tuyển mà còn ghi nhận thời gian và công sức mà họ đã dành ra để tham gia tuyển dụng.
Bằng cách này, doanh nghiệp thể hiện sự tôn trọng đối với ứng viên, đồng thời tạo dựng một hình ảnh tích cực về văn hóa công ty. Việc bày tỏ lòng biết ơn này cũng giúp ứng viên cảm thấy được công nhận, ngay cả khi họ không được chọn cho vị trí mong muốn.
Từ chối một cách khéo léo:
Nội dung mà ứng viên không mong muốn nhất là điều doanh nghiệp cần phải soạn thảo một cách tinh tế và khéo léo nhất. Việc viết một thư từ chối ứng viên một cách khéo léo có thể giúp giảm bớt sự thất vọng của họ khi không được chọn.
Bạn có thể nêu rõ nguyên nhân dẫn đến kết quả này và cung cấp những góp ý hữu ích cho ứng viên. Điều này không chỉ giúp họ nhận ra những khuyết điểm cần cải thiện mà còn thể hiện sự thân thiện và chuyên nghiệp đến từ doanh nghiệp của bạn.
Tạo ấn tượng trong mẫu thư từ chối ứng viên
Một điểm cộng cho công ty trong mẫu thư từ chối ứng viên là việc công nhận những điểm mạnh của ứng viên trong quá trình phỏng vấn, như kỹ năng, thành tích và thái độ làm việc. Điều này sẽ giúp ứng viên cảm thấy được ghi nhận và khích lệ.
Ngoài ra, bạn có thể đề cập rằng ứng viên có thể phù hợp với các vị trí khác trong tương lai và công ty sẽ liên hệ với họ khi có cơ hội. Với tinh thần xây dựng như vậy, ứng viên sẽ được động viên để tiếp tục bổ sung kiến thức và kỹ năng, chuẩn bị cho những cơ hội nghề nghiệp tiếp theo.
Cuối cùng, đừng quên kết thúc bức thư từ chối ứng viên bằng một lời chúc tốt đẹp và thể hiện hy vọng sẽ có cơ hội hợp tác trong tương lai.
Mẫu thư từ chối ứng viên
Dưới đây là là một mẫu thư chối ứng viên chuyên nghiệp mà bạn có thể tham khảo và tải về ngay:
>>>Tải mẫu thư từ chối tuyển dụng
Ngoài biểu mẫu thư từ chối ứng viên, nếu bạn đang tìm kiếm các biểu mẫu hành chính chuyên nghiệp để tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc, hãy tham khảo danh sách TOP 20+ BIỂU MẪU HÀNH CHÍNH được cập nhập mới nhất từ Mira.
Việc gửi thư từ chối ứng viên là một phần không thể thiếu trong quy trình tuyển dụng. Một bức thư được viết cẩn thận và chu đáo không chỉ giúp ứng viên cảm thấy được tôn trọng mà còn góp phần xây dựng hình ảnh tích cực cho công ty bạn. Hãy áp dụng những hướng dẫn trên để viết thư từ chối một cách hiệu quả và chuyên nghiệp.
Mira – Dịch vụ tư vấn doanh nghiệp chuyên nghiệp
Với nhiều năm kinh nghiệm tư vấn doanh nghiệp, Mira hiểu rằng, Việc sử dụng các biểu mẫu doanh nghiệp chuẩn chỉnh như mẫu thư từ chối ứng viên không chỉ giúp hoạt động hiệu quả mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong quản lý nhân sự. Hãy đảm bảo rằng bạn đã cập nhật các biểu mẫu doanh nghiệp trên để phù hợp với quy định mới nhất trong năm 2024!
Nếu doanh nghiệp của bạn cần được tư vấn hỗ trợ, hãy tham khảo dịch vụ tư vấn doanh nghiệp của Mira. Chúng tôi cung cấp các giải pháp hỗ trợ toàn diện cho doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp trẻ và Start-up trong giai đoạn khởi đầu, giúp bạn vượt qua những thách thức và phát triển bền vững.
-
- Kế toán & Báo Cáo Thuế: Gỡ rối kế toán, kế toán, kiểm toán nội bộ, hoàn thiện sổ sách kế toán, kế toán và báo cáo thuế trọn gói
- Tư vấn doanh nghiệp: Dịch vụ thành lập doanh nghiệp, dịch vụ thay đổi thông tin doanh nghiệp, giải thể doanh nghiệp
- Hỗ trợ doanh nghiệp: Đại lý chữ ký số/ hóa đơn điện tử, bảo hiểm xã hội, đại lý phần mềm kế toán
- Dịch vụ về marketing thuê ngoài cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
Ngoài ra, Mira còn cung cấp dịch vụ văn phòng cho thuê tại quận Gò Vấp, phù hợp với nhu cầu và ngân sách của các doanh nghiệp.
- Văn Phòng Riêng
- Văn Phòng Chia Sẻ
- Bàn Làm Việc Cá Nhân
- Cho Thuê Phòng Họp/ Quay Phim/ Sự Kiện
Thông tin liên hệ
Nếu bạn đang tìm kiếm các dịch vụ chất lượng trên, đừng ngần ngại liên hệ với Mira ngay hôm nay. Chúng tôi luôn sẵn sàng lắng nghe và tư vấn cho bạn những giải pháp phù hợp, giúp bạn giải quyết nhu cầu của mình một cách hiệu quả nhất.
Mọi chi tiết xin vui lòng liên hệ với chúng tôi qua thông tin dưới đây:
- Hotline: 0944 800 810 – 0986 708 470 (Zalo/SMS/Call)
- Địa chỉ: 154 Phạm Văn Chiêu, Phường 9, Quận Gò Vấp, TP.HCM
- Fanpage: HB Building – Cho thuê văn phòng giá tốt
- Email: hbbuilding154@gmail.com
