Trong quá trình thực hiện nghĩa vụ về bảo hiểm xã hội (BHXH) và bảo hiểm y tế (BHYT), các đơn vị sử dụng lao động cần thường xuyên lập và nộp mẫu báo cáo tình hình đóng BHXH, BHYT. Báo cáo này không chỉ là căn cứ để cơ quan bảo hiểm theo dõi việc tuân thủ pháp luật mà còn giúp doanh nghiệp chủ động rà soát, khắc phục kịp thời những sai sót, tránh các rủi ro pháp lý về sau.
Vậy mẫu báo cáo tình hình đóng BHXH, BHYT là gì? Cách lập ra sao? Những lưu ý quan trọng nào cần ghi nhớ? Hãy cùng Tư Vấn Doanh Nghiệp Mira tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.
Báo cáo tình hình đóng BHXH, BHYT là gì?
Báo cáo tình hình đóng BHXH, BHYT là biểu mẫu dùng để thống kê, tổng hợp và phản ánh cụ thể tình hình tham gia và đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế của doanh nghiệp hoặc tổ chức trong một kỳ báo cáo nhất định (tháng, quý, năm hoặc theo yêu cầu đột xuất).
Nội dung của mẫu báo cáo thường bao gồm:
- Số lượng lao động tham gia BHXH, BHYT.
- Mức lương làm căn cứ đóng.
- Số tiền phải đóng, đã đóng và còn nợ (nếu có).
- Những thay đổi phát sinh trong kỳ báo cáo như tăng/giảm lao động, điều chỉnh lương
- Kiến nghị, đề xuất của đơn vị (nếu có).
Mẫu báo cáo này thường được sử dụng trong các trường hợp:
- Cơ quan BHXH yêu cầu rà soát hoặc thanh tra.
- Đơn vị muốn tự kiểm tra nội bộ định kỳ.
- Làm căn cứ phục vụ quyết toán thuế hoặc kiểm toán.
- Hồ sơ kèm theo khi giải trình về nợ BHXH, BHYT.
Hướng dẫn cách lập mẫu báo cáo tình hình đóng BHXH, BHYT
Bước 1: Chuẩn bị thông tin
Thu thập đầy đủ thông tin về:
- Danh sách lao động đang tham gia BHXH, BHYT.
- Mã số BHXH của từng người.
- Mức lương đóng BHXH, BHYT theo quy định.
- Kỳ đóng cụ thể (tháng/quý).
- Biên lai xác nhận đã đóng (nếu có).
Bước 2: Tính toán số tiền phải đóng
Áp dụng mức đóng BHXH, BHYT hiện hành (tính trên tiền lương tháng):
- BHXH bắt buộc: 8% (NLĐ) + 17,5% (NSDLĐ)
- BHYT: 1,5% (NLĐ) + 3% (NSDLĐ)
- BHTN: 1% (cả hai bên)
Tổng cộng doanh nghiệp thường phải trích khoảng 32% trên tổng quỹ lương để đóng đầy đủ các khoản này.
Bước 3: Hoàn thiện mẫu báo cáo
Điền thông tin theo bảng biểu đã chuẩn bị sẵn. Đảm bảo:
- Không thiếu thông tin cơ bản (họ tên, mã số BHXH…)
- Tính toán chính xác tiền phải đóng và thực tế đã đóng.
- Có ghi nhận rõ nợ nếu chưa thanh toán đủ.
Bước 4: Ký xác nhận và nộp báo cáo
- Người lập báo cáo ký và ghi rõ họ tên.
- Giám đốc hoặc người đại diện pháp luật ký đóng dấu xác nhận.
- Nộp cho cơ quan BHXH hoặc lưu trữ nội bộ theo yêu cầu.
Những lưu ý khi lập mẫu báo cáo tình hình đóng BHXH, BHYT
Báo cáo tình hình đóng BHXH, BHYT là tài liệu quan trọng thể hiện mức độ tuân thủ nghĩa vụ bảo hiểm của doanh nghiệp và đảm bảo quyền lợi cho người lao động. Để tránh các sai sót ảnh hưởng đến quá trình thanh toán chế độ hoặc phát sinh truy thu, người lập báo cáo cần lưu ý một số điểm sau:
Đối chiếu số liệu thường xuyên với cơ quan BHXH
Doanh nghiệp cần định kỳ đối chiếu dữ liệu đóng bảo hiểm với cơ quan BHXH địa phương, đặc biệt là khi có thay đổi nhân sự hoặc phát sinh điều chỉnh lương. Việc đối chiếu định kỳ giúp phát hiện và xử lý kịp thời các chênh lệch, sai sót giữa dữ liệu doanh nghiệp lưu trữ và dữ liệu cơ quan BHXH đang quản lý, tránh ảnh hưởng đến quyền lợi bảo hiểm của người lao động.
Ghi nhận đúng kỳ báo cáo
Mỗi báo cáo phải phản ánh chính xác tình hình phát sinh trong kỳ báo cáo cụ thể (thường là theo tháng). Việc kê khai không đúng kỳ (ví dụ: kê khai chậm, sai thời điểm tăng/giảm lương, ngày bắt đầu hoặc nghỉ việc) có thể dẫn đến chậm trễ trong xác nhận quá trình đóng BHXH, ảnh hưởng đến thời gian hưởng các chế độ ốm đau, thai sản, nghỉ hưu…
Cập nhật đầy đủ các biến động nhân sự
Mẫu báo cáo cần liệt kê chính xác tất cả người lao động đang tham gia BHXH, bao gồm cả lao động mới tuyển dụng, người nghỉ việc, người chuyển phòng ban có thay đổi chức vụ hoặc mức lương.
Việc bỏ sót hoặc cập nhật thiếu sẽ dẫn đến dữ liệu thiếu nhất quán và ảnh hưởng đến các báo cáo tài chính, chi phí BHXH và xác nhận thời gian tham gia của người lao động.
Trong trường hợp có nợ BHXH, cần nêu rõ nguyên nhân
Nếu doanh nghiệp chưa đóng đủ số tiền BHXH, cần nêu rõ lý do trong phần ghi chú hoặc văn bản đính kèm báo cáo (ví dụ: do biến động dòng tiền, thay đổi cơ cấu tổ chức…).
Đồng thời, nên chủ động đề xuất phương án xử lý nợ như lịch thanh toán cụ thể hoặc cam kết khắc phục trong thời gian nhất định. Điều này giúp cơ quan BHXH có cơ sở để phối hợp, đồng hành và hạn chế nguy cơ bị cưỡng chế thu nợ.
Kiểm tra mã số BHXH của từng lao động
Mỗi người lao động đều có một mã số BHXH duy nhất trên toàn quốc. Khi lập báo cáo, cần kiểm tra chính xác mã số của từng nhân viên để tránh nhầm lẫn, trùng lặp hoặc sai lệch thông tin.
Những sai sót ở bước này có thể khiến hồ sơ chế độ bị từ chối hoặc kéo dài thời gian giải quyết.
Tải mẫu báo cáo tình hình đóng BHXH, BHYT
Dưới đây là mẫu báo cáo tình hình đóng BHXH, BHYT được Tư Vấn Doanh Nghiệp Mira cung cấp, nhằm hỗ trợ các doanh nghiệp dễ dàng áp dụng trong quá trình tổ chức và ghi chép nội dung cuộc họp.
Doanh nghiệp có thể tải mẫu dưới đây để sử dụng trực tiếp hoặc tùy chỉnh linh hoạt theo đặc thù hoạt động của mình.
Mẫu báo cáo tính hình đóng BHXH, BHYT
Kết luận
Việc lập mẫu báo cáo tình hình đóng BHXH, BHYT là một phần không thể thiếu trong công tác quản lý nhân sự và tài chính tại doanh nghiệp. Dù không phải lúc nào cũng bắt buộc, nhưng nếu được thực hiện định kỳ và đúng chuẩn, đây sẽ là công cụ hữu ích giúp đơn vị minh bạch hóa nghĩa vụ pháp lý, đồng thời kịp thời điều chỉnh sai sót khi cần thiết.
Để hỗ trợ doanh nghiệp lập báo cáo BHXH đúng quy định và tối ưu thời gian xử lý thủ tục hành chính, Mira – Tư vấn doanh nghiệp cung cấp dịch vụ hỗ trợ BHXH trọn gói, từ kê khai hồ sơ đến báo cáo và xử lý truy thu/nợ đọng. Liên hệ ngay để được tư vấn miễn phí!
Tư Vấn Doanh Nghiệp Mira – Đơn vị hỗ trợ doanh nghiệp toàn diện
Tư Vấn Doanh Nghiệp Mira là đối tác đáng tin cậy, đồng hành cùng doanh nghiệp trong suốt hành trình từ khởi nghiệp đến vận hành và mở rộng quy mô.
Với hệ sinh thái dịch vụ đa dạng và chuyên sâu, Mira giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tối ưu chi phí và đảm bảo tuân thủ pháp lý một cách hiệu quả.
Các dịch vụ chính tại Mira bao gồm:
- Cho thuê văn phòng: văn phòng riêng, văn phòng ảo, bàn làm việc, phòng họp, quay phim,…
- Tư vấn doanh nghiệp: Tư vấn dịch vụ thành lập doanh nghiệp, thay đổi thông tin doanh nghiệp, giải thể doanh nghiệp
- Dịch vụ tư vấn kế toán – thuế: Tư vấn dịch vụ kế toán thuế trọn gói, dịch vụ gỡ rối sổ sách kế toán, dịch vụ kiểm toán nội bộ và hoàn thiện hồ sơ
- Dịch vụ hỗ trợ doanh nghiệp: Đại lý chữ ký số – hóa đơn điện tử, phần mềm kế toán – bảo hiểm xã hội, …
Mira – Đơn vị hỗ trợ Tư vấn doanh nghiệp toàn diện
Mọi chi tiết xin vui lòng liên hệ với chúng tôi qua thông tin dưới đây:
- Hotline: 0944 800 810 – 0986 708 470 (Zalo/SMS/Call)
- Địa chỉ: 154 Phạm Văn Chiêu, Phường 8, Quận Gò Vấp, TP.HCM
- Email: hbbuilding154@gmail.com
