Phiếu xuất nhập kho là chứng từ quan trọng trong hoạt động quản lý hàng hóa của doanh nghiệp. Văn bản này không chỉ ghi nhận việc xuất – nhập hàng hóa một cách chính xác, mà còn là căn cứ phục vụ cho công tác kế toán, kiểm kê, và kiểm soát kho bãi.
Trong bài viết dưới đây, Tư vấn Doanh nghiệp Mira sẽ giới thiệu chi tiết về mẫu phiếu xuất nhập kho chuẩn nhất hiện nay.
Mẫu phiếu xuất nhập kho là gì? Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi sử dụng?
Phiếu xuất kho và phiếu nhập kho là những biểu mẫu quan trọng trong hoạt động quản lý hàng hóa, vật tư và tài sản của doanh nghiệp.
Đây là chứng từ được lập để ghi nhận chi tiết quá trình xuất – nhập các loại công cụ, nguyên vật liệu, sản phẩm, hàng hóa, … ra vào kho, từ đó phục vụ cho công tác theo dõi tồn kho, hạch toán chi phí và kiểm soát nội bộ.
Tùy theo quy mô và loại hình doanh nghiệp, các mẫu phiếu này hiện đang được áp dụng theo các văn bản pháp lý như:
- Thông tư 200: Áp dụng cho tất cả doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực và thành phần kinh tế.
- Thông tư 133: Áp dụng cho doanh nghiệp vừa, nhỏ và siêu nhỏ.
- Thông tư 88: Dành cho hộ kinh doanh cá thể.
Quy định về mẫu phiếu xuất nhập kho hợp lệ
Một phiếu xuất nhập kho hợp lệ cần đảm bảo đầy đủ các thông tin sau:
- Tên đơn vị, bộ phận thực hiện xuất hoặc nhập kho
- Họ tên người giao – người nhận, lý do xuất/nhập kho
- Mã số phiếu, ngày lập phiếu
- Tên hàng hóa, quy cách, đơn vị tính
- Số lượng yêu cầu – số lượng thực tế
- Đơn giá (nếu có) và thành tiền
Phiếu cần được lập thành 3 liên, có chữ ký của người lập, thủ kho, người nhận và người có thẩm quyền phê duyệt (như giám đốc hoặc người được ủy quyền).
Hướng dẫn cách viết mẫu phiếu xuất nhập kho đúng quy định
Mặc dù có thể có nhiều mẫu khác nhau, nhưng về cơ bản, cách điền thông tin trên phiếu xuất/nhập kho đều tuân theo các bước sau:
Phần thông tin chung
- Đơn vị, bộ phận: Ghi rõ tên đơn vị, phòng ban có liên quan đến xuất/nhập kho
- Ngày lập phiếu: Ghi ngày/tháng/năm chính xác
- Người giao – nhận hàng: Ghi đầy đủ họ tên, bộ phận công tác
- Lý do xuất/nhập kho: Trình bày ngắn gọn, rõ ràng
- Tên kho, địa điểm xuất/nhập hàng
Phần bảng kê chi tiết
| Trường thông tin | Cách điền |
| STT | Ghi theo thứ tự từng mặt hàng |
| Tên sản phẩm | Ghi rõ tên/mã hàng hóa |
| Mã số | Theo hóa đơn (nếu có) |
| Đơn vị tính | Kg, thùng, cái, hộp… |
| Số lượng yêu cầu | Theo đề xuất ban đầu |
| Số lượng thực tế | Ghi số đã xuất/nhập thực tế |
| Đơn giá | Giá chưa VAT |
| Thành tiền | Đơn giá x số lượng thực tế |
Cuối bảng kê là tổng tiền và phần ghi bằng chữ, kèm theo chữ ký xác nhận.
Giải đáp một số câu hỏi thường gặp về mẫu phiếu xuất nhập kho
Ai là người lập mẫu phiếu xuất nhập kho?
Tùy theo quy định nội bộ, phiếu có thể do bộ phận quản lý kho hoặc bộ phận đề xuất vật tư lập. Sau khi lập, phiếu cần được ký bởi kế toán, người duyệt và chuyển cho người nhận hàng mang xuống kho.
Phiếu xuất kho, nhập kho có bao nhiêu liên?
Thông thường có 3 liên:
- Liên 1: Lưu tại bộ phận lập phiếu
- Liên 2: Thủ kho giữ để ghi thẻ kho và chuyển cho kế toán
- Liên 3: Người nhận hàng giữ để theo dõi sử dụng
Có bắt buộc phải đóng dấu không?
Không. Theo quy định hiện hành, phiếu không bắt buộc đóng dấu nếu đã có đầy đủ chữ ký hợp lệ của các cá nhân liên quan.
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ là gì?
Đây là loại phiếu đi kèm hàng hóa khi vận chuyển trong nội bộ doanh nghiệp, nhằm:
- Chứng minh nguồn gốc hàng hóa
- Quản lý tài sản lưu thông nội bộ
- Phù hợp với quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP
Khi nào cần dùng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ?
Một số trường hợp áp dụng như:
- Nhập khẩu ủy thác
- Xuất khẩu hàng hóa qua đại lý
- Xuất nội bộ giữa các chi nhánh
- Trường hợp khác theo quy định của pháp luật
Tải mẫu phiếu xuất nhập kho cập nhật mới nhất
Dưới đây là mẫu phiếu xuất nhập kho mới nhất được Tư Vấn Doanh Nghiệp Mira cung cấp, nhằm hỗ trợ các doanh nghiệp dễ dàng áp dụng trong quá trình tổ chức và ghi chép nội dung cuộc họp.
Doanh nghiệp có thể tải mẫu phiếu xuất nhập kho để sử dụng trực tiếp hoặc tùy chỉnh linh hoạt theo đặc thù hoạt động của mình.
>> TẢI MẪU PHIẾU XUẤT KHO TT200
Kết luận
Mẫu phiếu xuất kho, nhập kho là một trong những biểu mẫu không thể thiếu để quản lý vật tư, hàng hóa trong doanh nghiệp. Việc sử dụng đúng mẫu, đúng quy định không chỉ giúp kiểm soát tốt tài sản mà còn hỗ trợ hiệu quả cho công tác kế toán, báo cáo và vận hành nội bộ.
Nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp khó khăn trong việc chuẩn hóa quy trình quản lý kho, hoặc cần không gian làm việc chuyên nghiệp để triển khai hệ thống vận hành, Tư Vấn Doanh Nghiệp Mira luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn với các giải pháp linh hoạt, hiệu quả và phù hợp cho từng giai đoạn phát triển.
Tư Vấn Doanh Nghiệp Mira – Đơn vị hỗ trợ doanh nghiệp toàn diện
Tư Vấn Doanh Nghiệp Mira là đối tác tin cậy đồng hành cùng doanh nghiệp trong mọi giai đoạn phát triển, từ khởi sự đến vận hành và mở rộng.
Chúng tôi cung cấp hệ sinh thái dịch vụ toàn diện, chuyên biệt, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tối ưu chi phí và đảm bảo tuân thủ pháp luật.
Các dịch vụ tại Tư Vấn Doanh Nghiệp Mira bao gồm:
- Cho thuê văn phòng: văn phòng riêng, văn phòng ảo, bàn làm việc, phòng họp, quay phim,…
- Tư vấn doanh nghiệp: Tư vấn dịch vụ thành lập doanh nghiệp, thay đổi thông tin doanh nghiệp, giải thể doanh nghiệp
- Dịch vụ tư vấn kế toán – thuế: Tư vấn dịch vụ kế toán thuế trọn gói, dịch vụ gỡ rối sổ sách kế toán, dịch vụ kiểm toán nội bộ và hoàn thiện hồ sơ
- Dịch vụ hỗ trợ doanh nghiệp: Đại lý chữ ký số – hóa đơn điện tử, phần mềm kế toán – bảo hiểm xã hội, …
Mọi chi tiết xin vui lòng liên hệ với chúng tôi qua thông tin dưới đây:
- Hotline: 0944 800 810 – 0986 708 470 (Zalo/SMS/Call)
- Địa chỉ: 154 Phạm Văn Chiêu, Phường 8, Quận Gò Vấp, TP.HCM
- Email: hbbuilding154@gmail.com
