Doanh nghiệp của bạn đã tìm ra những ứng viên tiềm năng cho vị trí còn trống sau khi đăng thông báo tuyển dụng. Vậy bạn cần làm gì để ứng viên nhận được thông tin và tham gia phỏng vấn? Một bức thư mời phỏng vấn được soạn thảo chuyên nghiệp không chỉ tạo ấn tượng tích cực ngay từ đầu mà còn thu hút những tài năng hàng đầu. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết để bạn có thể viết một bức thư mời phỏng vấn hoàn hảo.
Hãy cùng Mira khám phá cách viết mẫu thư mời phỏng vấn được cập nhật mới nhất cho năm 2025!
Tổng quan về mẫu thư mời phỏng vấn
Thư mời phỏng vấn là một thông báo chính thức do nhà tuyển dụng gửi đến ứng viên để thông báo về việc mời họ tham gia phỏng vấn cho vị trí công việc. Thư này thường bao gồm các thông tin quan trọng như:
- Thông tin xác nhận ứng viên được phỏng vấn cho vị trí công việc
- Chi tiết phỏng vấn: Thời gian, địa điểm và hình thức phỏng vấn (trực tiếp, qua video, v.v.).
- Người phỏng vấn: Tên và chức vụ của người sẽ phỏng vấn ứng viên.
- Hướng dẫn chuẩn bị: Các tài liệu cần mang theo hoặc thông tin cần chuẩn bị trước khi tham gia phỏng vấn.
Mục đích của thư mời phỏng vấn là để xác nhận tham gia buổi phỏng vấn của ứng viên và tạo điều kiện cho họ chuẩn bị tốt nhất. Mẫu thư mời phỏng vấn cũng thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng của công ty đối với ứng viên.
Mẫu thư mời phỏng vấn bao gồm những yếu tố gì?
Tiêu đề email
Tiêu đề mẫu thư mời phỏng vấn nên ngắn gọn và phản ánh rõ ràng nội dung, bạn có thể sử dụng cấu trúc như: “Thư Mời Phỏng Vấn – Tên Công Ty” hoặc “Tên Công Ty – Thư Mời Phỏng Vấn”.
Lời chào và thông báo đến ứng viên
Hãy bắt đầu bằng một lời chào ngắn gọn và thân thiện, đồng thời bày tỏ sự cảm ơn vì ứng viên đã quan tâm đến công ty. Bạn có thể viết: “Kính gửi Anh/Chị [Tên Ứng Viên],” và tiếp theo là những câu thể hiện sự đánh giá cao về sự quan tâm của họ đối với vị trí tuyển dụng, cũng như mong muốn được phỏng vấn trực tiếp để xác định ứng viên có phù hợp với yêu cầu công việc hay không?
Nội dung thư phỏng vấn
- Giới thiệu về công ty: Một vài câu giới thiệu về công ty để ứng viên hiểu rõ hơn về môi trường làm việc.
- Thông tin phỏng vấn: Nêu rõ thời gian, địa điểm và hình thức phỏng vấn (trực tiếp, qua video, v.v.).
- Thông tin bổ sung: Cung cấp thông tin về người phỏng vấn, thời gian dự kiến của buổi phỏng vấn và các tài liệu cần phải mang theo
- Thông Tin Xác Nhận: Để xác định liệu ứng viên có thể tham gia buổi phỏng vấn hay không, hãy đề nghị họ xác nhận sự tham gia bằng cách phản hồi lại email thư phỏng vấn. Hãy thông báo rõ ràng rằng sự xác nhận của họ sẽ giúp công ty sắp xếp tốt hơn cho buổi phỏng vấn.
Lời Kết
Đừng quên gửi lời cảm ơn đến ứng viên và bày tỏ sự mong muốn được chào đón ứng viên đến với buổi phỏng vấn nhằm thể hiện sự thân thiện và chuyên nghiệp của doanh nghiệp bạn. Bạn có thể kết thúc bằng lời “Trân trọng” hoặc “Best Regards” và để lại thông tin liên hệ của công ty nếu ứng viên có nhu cầu trao đổi.
Lưu ý về mẫu thư mời phỏng vấn
Hướng dẫn rõ ràng trong mẫu thư mời phỏng vấn
Yếu tố quan trọng nhất trong mẫu thư mời phỏng vấn là bạn cần trình bày rõ ràng thời gian và địa điểm phỏng vấn. Hãy ghi cụ thể ngày, tháng, năm và giờ phỏng vấn để ứng viên dễ dàng nắm bắt.
Ví dụ cụ thể:
Phương thức phỏng vấn trực tiếp
- Thời gian: 10:00 AM, ngày … tháng … năm 20…
- Địa điểm: [Địa chỉ công ty]
- Vị trí ứng tuyển: [Vị trí ứng viên ứng tuyển]
- Người phỏng vấn: [Bộ phận]
Phương thức phỏng vấn trực tuyến
- Thời gian: 10:00 AM, Thứ Năm, ngày … tháng … năm 20…
- Link phòng trực tuyến: [Link đính kèm]
- Vị trí ứng tuyển: [Vị trí ứng viên ứng tuyển]
- Người phỏng vấn: [Bộ phận]
Đối với phương thức phỏng vấn trực tiếp, nếu công ty bạn nằm ở vị trí khó tìm, hãy cung cấp hướng dẫn ngắn gọn để ứng viên dễ dàng tìm đến. Nhiều ứng viên có thể gặp khó khăn trong việc tìm đường đến địa điểm phỏng vấn
Đặc biệt là khi công ty đặt tại các trung tâm thương mại hoặc tòa nhà lớn, nơi việc gửi xe và tìm đường lên văn phòng có thể tốn thời gian. Để giúp ứng viên tiết kiệm thời gian, bạn nên đưa ra chỉ dẫn cụ thể trong email.
Viết bằng Tiếng Anh hay Tiếng Việt?
Việc quyết định viết thư mời phỏng vấn bằng tiếng Anh hay tiếng Việt phụ thuộc vào ngữ cảnh và đối tượng giao tiếp của bạn.
Nếu công ty bạn chủ yếu hoạt động tại Việt Nam và làm việc với thị trường nội địa, hoặc nếu bạn không yêu cầu ứng viên có trình độ tiếng Anh, thì mẫu thư phỏng vấn bằng tiếng Việt sẽ là lựa chọn hợp lý.
Nếu ứng viên đến từ nước ngoài hoặc công ty có môi trường làm việc quốc tế, tiếng Anh là lựa chọn phù hợp. Đặc biệt vị trí tuyển dụng doanh nghiệp bạn yêu cầu khả năng tiếng Anh, việc sử dụng ngôn ngữ này trong thư mời phỏng vấn có thể là một cách để đánh giá kỹ năng ngôn ngữ của ứng viên.
Gọi điện xác nhận trước/sau khi gửi thư
Để đảm bảo rằng ứng viên đã nhận được thư mời phỏng vấn, bạn có thể thực hiện một cuộc gọi cho họ trước hoặc sau khi gửi thư để xác nhận sự tham gia. Điều này rất quan trọng, vì có thể ứng viên không kiểm tra email thường xuyên hoặc thư mời đã bị chuyển vào hòm thư rác.
Hãy gọi điện trước hoặc sau khi gửi mẫu thư mời phỏng vấn
Ngoài ra, cũng có thể xảy ra trường hợp ứng viên đã tìm được vị trí khác phù hợp hơn nhưng không phản hồi thư mời phỏng vấn. Vì vậy, việc gọi điện thoại sẽ giúp cả hai bên sắp xếp mọi thứ hiệu quả hơn và tiết kiệm thời gian cho cả bạn và ứng viên.
Mẫu thư mời phỏng vấn tham khảo
Dưới đây là mẫu thư mời phỏng vấn bạn có thể tham khảo và tải về sử dụng:
Mẫu thư mời phỏng vấn cập nhật mới nhất năm 2025
Ngoài biểu mẫu thư mời phỏng vấn, nếu bạn đang tìm kiếm các biểu mẫu hành chính chuyên nghiệp để tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc, hãy tham khảo danh sách TOP 20+ BIỂU MẪU HÀNH CHÍNH được cập nhập mới nhất từ Mira.
Việc viết một thư mời phỏng vấn trở nên đơn giản hơn rất nhiều nếu bạn tìm hiểu kỹ và soạn thảo một cách cẩn thận. Một bức thư mời hoàn chỉnh không chỉ cung cấp cho ứng viên những thông tin cần thiết mà còn tạo dựng hình ảnh tích cực cho công ty bạn. Hãy bắt tay vào soạn thảo ngay hôm nay để thu hút những ứng viên xuất sắc nhất!
Mira – Dịch vụ tư vấn doanh nghiệp trọn gói
Với nhiều năm kinh nghiệm tư vấn doanh nghiệp, Mira hiểu rằng, việc sử dụng các biểu mẫu doanh nghiệp chuẩn chỉnh như mẫu thư phỏng vấn không chỉ giúp hoạt động hiệu quả mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong quản lý nhân sự. Hãy đảm bảo rằng bạn đã cập nhật các biểu mẫu doanh nghiệp trên để phù hợp với quy định mới nhất trong năm 2024!
Nếu doanh nghiệp của bạn cần được tư vấn hỗ trợ, hãy tham khảo dịch vụ tư vấn doanh nghiệp của Mira. Chúng tôi cung cấp các giải pháp hỗ trợ toàn diện cho doanh nghiệp, đặc iệt là doanh nghiệp trẻ và Start-up trong giai đoạn khởi đầu, giúp bạn vượt qua những thách thức và phát triển bền vững.
-
- Kế toán & Báo Cáo Thuế: Gỡ rối kế toán, kế toán, kiểm toán nội bộ, hoàn thiện sổ sách kế toán, kế toán và báo cáo thuế trọn gói
- Tư vấn doanh nghiệp: Dịch vụ thành lập doanh nghiệp, dịch vụ thay đổi thông tin doanh nghiệp, giải thể doanh nghiệp
- Hỗ trợ doanh nghiệp: Đại lý chữ ký số/ hóa đơn điện tử, bảo hiểm xã hội, đại lý phần mềm kế toán
- Dịch vụ về marketing thuê ngoài cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
Ngoài ra, Mira còn cung cấp dịch vụ văn phòng cho thuê tại quận Gò Vấp, phù hợp với nhu cầu và ngân sách của các doanh nghiệp.
- Văn Phòng Riêng
- Văn Phòng Chia Sẻ
- Bàn Làm Việc Cá Nhân
- Cho Thuê Phòng Họp/ Quay Phim/ Sự Kiện
Thông tin liên hệ
Nếu bạn đang tìm kiếm các dịch vụ chất lượng trên, đừng ngần ngại liên hệ với Mira ngay hôm nay. Chúng tôi luôn sẵn sàng lắng nghe và tư vấn cho bạn những giải pháp phù hợp, giúp bạn giải quyết nhu cầu của mình một cách hiệu quả nhất.
Mọi chi tiết xin vui lòng liên hệ với chúng tôi qua thông tin dưới đây:
- Hotline: 0944 800 810 – 0986 708 470 (Zalo/SMS/Call)
- Địa chỉ: 154 Phạm Văn Chiêu, Phường 9, Quận Gò Vấp, TP.HCM
- Fanpage: HB Building – Cho thuê văn phòng giá tốt
- Email: hbbuilding154@gmail.com
