Trong quy trình tham gia và hồ sơ liên quan đến Bảo hiểm xã hội (BHXH), mẫu tờ khai bảo hiểm xã hội đóng vai trò trung tâm để cung cấp thông tin về người tham gia, doanh nghiệp, mức đóng và các yếu tố cần thiết cho cơ quan BHXH.
Vậy mẫu tờ khai bảo hiểm xã hội là gì? Gồm những loại nào? Hướng dẫn khai ra sao? Hãy cùng Tư Vấn Doanh Nghiệp Mira tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.
Tờ khai bảo hiểm xã hội là gì?
Tờ khai bảo hiểm xã hội là biểu mẫu hành chính do Cơ quan Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành, được sử dụng để thu thập và quản lý thông tin liên quan đến quá trình tham gia bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT) và bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) của cá nhân hoặc tổ chức. Đây là tài liệu bắt buộc trong nhiều thủ tục hành chính nhằm xác lập hoặc điều chỉnh dữ liệu giữa người tham gia và hệ thống quản lý của ngành bảo hiểm.
Tùy vào từng đối tượng và mục đích sử dụng, mẫu tờ khai bảo hiểm xã hội có thể áp dụng cho:
- Cá nhân (người lao động): khi đăng ký tham gia BHXH lần đầu, thay đổi thông tin cá nhân như họ tên, ngày sinh, số CMND/CCCD, nơi cư trú… hoặc đề nghị cấp lại sổ BHXH, thẻ BHYT do bị mất, rách, sai thông tin.
- Đơn vị sử dụng lao động: khi khai báo thông tin lần đầu để đăng ký tham gia BHXH cho doanh nghiệp, cập nhật các thay đổi về pháp nhân (địa chỉ, tên, người đại diện theo pháp luật…), hoặc báo cáo tình hình tham gia BHXH cho người lao động theo từng kỳ.
Các tình huống phổ biến mà mẫu tờ khai bảo hiểm xã hội thường được sử dụng bao gồm:
- Đăng ký tham gia BHXH, BHYT, BHTN lần đầu cho cá nhân hoặc doanh nghiệp
- Thực hiện điều chỉnh, bổ sung thông tin đã kê khai trước đó
- Đề nghị cấp lại sổ BHXH, thẻ BHYT khi bị mất, hư hỏng hoặc thông tin sai lệch
- Thủ tục chốt sổ BHXH khi nghỉ việc, hồ sơ đề nghị hưởng chế độ hưu trí, thai sản, ốm đau, tai nạn lao động…
Việc kê khai đúng và đầy đủ thông tin trong các mẫu này là điều kiện bắt buộc để người lao động được đảm bảo quyền lợi về bảo hiểm theo quy định của pháp luật. Đồng thời, giúp cơ quan BHXH quản lý dữ liệu thống nhất, chính xác và hỗ trợ nhanh chóng khi giải quyết các chế độ, chính sách.
Vì sao mẫu tờ khai BHXH có vai trò đặc biệt quan trọng?
- Là căn cứ xác nhận thông tin cá nhân và doanh nghiệp khi tham gia BHXH, BHYT.
- Là tài liệu pháp lý để lưu trữ, giải quyết chế độ hưu trí, thai sản, ốm đau, bệnh nghề nghiệp…
- Giúp truy vết lịch sử tham gia BHXH của người lao động khi chốt sổ, chỉnh sửa số liệu.
- Bắt buộc trong mọi hồ sơ hành chính liên quan đến BHXH: không có mẫu này hoặc khai sai, hồ sơ sẽ bị từ chối.
- Hỗ trợ chuyển đổi dữ liệu sang định danh cá nhân, đặc biệt trong giai đoạn thực hiện số hóa dữ liệu BHXH toàn quốc.
Một số lỗi thường gặp khi điền mẫu tờ khai BHXH
Người sử dụng lao động hoặc người lao động tự khai thường gặp phải các lỗi sau:
- Ghi sai mã số BHXH (thiếu số, nhầm thứ tự)
- Viết tắt tên tỉnh, huyện sai quy định mã địa bàn
- Thông tin cá nhân không khớp với CMND/CCCD (lỗi ngày sinh, dấu cách họ tên)
- Bỏ trống mục bắt buộc như nơi đăng ký khám chữa bệnh ban đầu (trong mẫu TK1-TS)
- Sai đối tượng tham gia hoặc không tick đúng loại hình (trong mục “thuộc đối tượng nào”)
Việc sai sót không chỉ khiến hồ sơ bị trả lại mà còn gây chậm trễ trong hưởng chế độ BHXH.
Hướng dẫn chi tiết cách điền mẫu tờ khai bảo hiểm xã hội
Ai là người cần kê khai Mẫu TK1-TS?
Theo Điều 31 Quyết định 595/QĐ-BHXH (được sửa đổi, bổ sung bởi Quyết định 490/QĐ-BHXH), Mẫu TK1-TS được sử dụng để đăng ký hoặc điều chỉnh thông tin tham gia BHXH, BHYT. Những đối tượng sau đây cần kê khai mẫu này khi có nhu cầu đăng ký mới hoặc cập nhật thông tin:
- Người tham gia BHXH bắt buộc (qua đơn vị hoặc tự kê khai theo từng trường hợp)
- Người tham gia BHXH tự nguyện
- Người chỉ tham gia BHYT (ví dụ: thành viên hộ gia đình)
- Người lao động đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng
- Người hưởng chế độ phu nhân/phu quân tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài
- Người đang bảo lưu thời gian đóng BHXH và cần đóng thêm tối đa 6 tháng để đủ điều kiện hưởng lương hưu hoặc trợ cấp tuất hàng tháng
- Cha, mẹ hoặc người giám hộ trong trường hợp kê khai BHYT cho trẻ em dưới 6 tuổi
Phần I – Dành cho người chưa có mã số BHXH (kê khai lần đầu)
Người tham gia cần điền đầy đủ các mục từ [01] đến [11] (trừ [08] nếu không có Email):
- [01] Họ và tên: Viết IN HOA có dấu. VD: NGUYỄN THỊ B
- [02] Giới tính: Ghi rõ “Nam” hoặc “Nữ”
- [03] Ngày, tháng, năm sinh: Ghi theo định dạng DD/MM/YYYY đúng với giấy tờ tùy thân
- [04] Quốc tịch: Ghi quốc tịch hiện tại (VD: Việt Nam)
- [05] Dân tộc: Ghi dân tộc (VD: Kinh, Tày, …)
- [06] Số CCCD/ĐDCN/Hộ chiếu: Ghi rõ số, còn hiệu lực. Với trẻ dưới 6 tuổi, ghi thêm số định danh nếu có
- [07] Số điện thoại: Để cơ quan BHXH liên hệ khi cần
- [08] Email: Ghi nếu có
- [09] Nơi đăng ký khai sinh: Ghi đầy đủ xã/phường, huyện/quận, tỉnh/thành phố
- [10] Họ tên cha/mẹ/giám hộ: Chỉ khai nếu là trẻ em dưới 6 tuổi
- [11] Địa chỉ nhận kết quả: Ghi cụ thể để nhận sổ BHXH/thẻ BHYT hoặc kết quả khác
Phần II – Dành cho người đã có mã số BHXH (cập nhật/thay đổi thông tin)
Trong trường hợp đã có mã số BHXH, bạn cần:
- Ghi mã số BHXH: Gồm 10 chữ số (bắt buộc)
- Chỉ kê khai những mục cần thay đổi, ví dụ:
- Thông tin cá nhân: Họ tên, giới tính, ngày sinh, nơi sinh, số CCCD… (cách điền giống Phần I)
- Mức đóng BHXH: Dành cho người tham gia BHXH tự nguyện
- Phương thức đóng: Chọn 3 tháng, 6 tháng hoặc 12 tháng
- Nơi khám chữa bệnh ban đầu: Nếu muốn đăng ký hoặc thay đổi cơ sở KCB
- Thông tin bổ sung khác: Ghi rõ nội dung yêu cầu như:
- Cấp lại sổ BHXH/thẻ BHYT do mất, hỏng
- Cập nhật chức danh, địa chỉ nhận kết quả
- Cập nhật điện thoại, email…
- Hồ sơ đính kèm: Cần liệt kê rõ các giấy tờ gửi kèm (bản sao CCCD, giấy khai sinh, quyết định thay đổi công việc, giấy tờ liên quan đến quyền lợi BHYT…)
Phần III – Ký tên và xác nhận thông tin
- Người kê khai: Kiểm tra kỹ thông tin, ký và ghi rõ họ tên
- Nếu đang làm việc tại đơn vị:
- Đơn vị sử dụng lao động có trách nhiệm đối chiếu thông tin và xác nhận bằng cách ký tên, ghi rõ họ tên người đại diện và đóng dấu công ty
Tải mẫu tờ khai đóng BHXH
Dưới đây là các mẫu tờ khai đóng BHXH được Tư Vấn Doanh Nghiệp Mira cung cấp, nhằm hỗ trợ các doanh nghiệp/cá nhân dễ dàng áp dụng trong quá trình tổ chức và ghi chép nội dung cuộc họp.
Doanh nghiệp/Cá nhân có thể tải mẫu dưới đây để sử dụng trực tiếp hoặc tùy chỉnh linh hoạt theo đặc thù hoạt động của mình.
Mẫu tờ khai BHXH
Tư Vấn Doanh Nghiệp Mira – Đơn vị hỗ trợ doanh nghiệp toàn diện
Tư Vấn Doanh Nghiệp Mira là đối tác tin cậy đồng hành cùng doanh nghiệp trong mọi giai đoạn phát triển, từ khởi sự đến vận hành và mở rộng.
Chúng tôi cung cấp hệ sinh thái dịch vụ toàn diện, chuyên biệt, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tối ưu chi phí và đảm bảo tuân thủ pháp luật.
Các dịch vụ tại Tư Vấn Doanh Nghiệp Mira bao gồm:
- Cho thuê văn phòng: văn phòng riêng, văn phòng ảo, bàn làm việc, phòng họp, quay phim,…
- Tư vấn doanh nghiệp: Tư vấn dịch vụ thành lập doanh nghiệp, thay đổi thông tin doanh nghiệp, giải thể doanh nghiệp
- Dịch vụ tư vấn kế toán – thuế: Tư vấn dịch vụ kế toán thuế trọn gói, dịch vụ gỡ rối sổ sách kế toán, dịch vụ kiểm toán nội bộ và hoàn thiện hồ sơ
- Dịch vụ hỗ trợ doanh nghiệp: Đại lý chữ ký số – hóa đơn điện tử, phần mềm kế toán – bảo hiểm xã hội, …
Mira – Đơn vị hỗ trợ Tư vấn doanh nghiệp toàn diện
Mọi chi tiết xin vui lòng liên hệ với chúng tôi qua thông tin dưới đây:
- Hotline: 0944 800 810 – 0986 708 470 (Zalo/SMS/Call)
- Địa chỉ: 154 Phạm Văn Chiêu, Phường 8, Quận Gò Vấp, TP.HCM
- Email: hbbuilding154@gmail.com
